Chuẩn bị đàm phán

Có ba yếu tố quan trọng trong các cuộc đàm phán: thời gian (là lúc diễn ra cuộc đàm phán), thông tin (biết càng nhiều càng tốt) và thế mạnh (dưới nhiều dạng).

a. Thời gian:

 Äá»ƒ kiểm soát được thời gian bên bàn đàm phán cần chý ý:

1. 1.Kiên nhẫn. Hầu hết sự nhượng bộ và đồng ý thường diễn ra vào 20% thời gian cuối, hãy giữ bình tĩnh và chờ thời cơ hành động. Như một quy luật chung, sự kiên nhẫn sẽ được đền bù xứng đáng.
2. 2.Bền bỉ. Khi bắt đầu cuộc đàm phán, đối tác không bao giờ chịu chấp nhận yêu cầu và mong muốn của bạn. Nếu yêu cầu đầu tiên không được đáp ứng, hãy tìm cách khác hoặc bổ sung các thông tin thuyết phục đối tác nhượng bộ. Đừng từ bỏ sớm. Sự kiên nhẫn và bền bỉ rất quan trọng trong đàm phán.
3. 3.Tiến hành nhanh khi có thể. Nhiều khi cuộc đàm phán được giải quyết rất nhanh, khi đó một hoặc hai bên đều có lợi. Trong trường hợp này, hãy tạo sự thành công cho cả bên đối tác bằng biện pháp nhanh chóng nhất.
4. 4.Biết khi nào nên di dời, thay đổi hoặc huỷ bỏ phút quyết định. Khi thời điểm quyết định đến gần, không được lo sợ. Bạn có thể thay đổi được nó. Bạn có bao giờ hỏi tại sao nhiều người lại vội vàng đến bưu điện để nộp tiền thuế vào phút cuối ngày 15 tháng 04 trong khi có thể xin gia hạn thêm khoảng 4 tháng hoặc hơn thế?
5. 5.Biết hạn thời gian của đối tác. Trong các cuộc đàm phán, bạn sẽ thành công nếu bạn biết thời gian quyết định của đối tác con họ lại không biết của bạn. Khi tiến đến gần thời điểm chót của đối tác, mức độ căng thẳng của họ sẽ tăng lên và sẽ dễ dàng nhân nhượng.
6. 6.Điều khiển thời gian. Như một quy luật, bạn không thể đạt được kết quả tốt đẹp ngay lập tức. Mặc dù có trường hợp ngoại lệ, bạn nên đi từng bước chậm rãi với sự kiên nhẫn, ngay ca khi việc đó làm thay đổi thời điểm quyết định của bạn.

b. Thông tin

Càng biết nhiều và chính xác thông tin, càng có cơ hội đạt được kết quả như ý muốn.

Cách có thông tin: Xem trên internet; thư viện; nói chuyện với đối tác hoặc với người đã từng đàm phán với đối tác; nói chuyện với bạn bè, người thân hoặc những người đã có cuộc đàm phán tương tự.

c. Thế mạnh

Một số dạng "thế mạnh" có thể làm ảnh tới kết quả đàm phán( bởi vì có thế mạnh nhưng không dùng đến thì thế mạnh đó không có giá trị gì đối với cuộc đàm phàn).

1. 1.Vị thế. Một số cách xác định thế mạnh dựa trên vị trí của người đó trong một tổ chức.
2. 2.Kiến thức hoặc chuyên môn.
3. 3.Tính cách và đạo đức.
4. 4.Phần thưởng.
5. 5.Phạt.
6. 6.Giới tính.
7. 7.Không có thế mạnh.
8. 8.Uy tín hoặc quyền lực cá nhân.
9. 9.Không quá quan tâm hoặc yêu cầu.

10. Tạo sự khác biệt .

 Có 5 nguyên tắc khi vận dụng thế mạnh:

1. 1.Hiếm khi chỉ một bên có tất cả thế mạnh..
2. 2.Phải hiểu được sức mạcủa cá nhân và đối
3. 3.Thế mạnh có thể có thực hoặc hiện rõ.
4. 4.. Khi chúng ta ở sân bay để bay về Châu âu, chúng ta thấy rằng phòng bán vé cho khoang kinh tế có dây chuyền kiểm tra hành lý tới 20 phút. Còn ở dây chuyền kiểm tra cho khoang kinh doanh và thượng lưu lại không có một ai. Không muốn phải chờ, bạn hãy bạo dạn bước sang bên kinh doanh và tìm chỗ cho mình (có thể đến bên dành cho khoang thượng lưu, nhưng đừng mong chờ sự may mắn lớn hơn này). Tất nhiên, cách này chỉ thành công khi người tại phòng bán vé sẵn sàng làm việc với chúng ta. Nhưng chúng ta không thể biết được nếu không thử. Trong một trường hợp như thế, chúng ta sẽ luôn tự hỏi "Điều gì tồi tệ hơn có thể xảy ra?". Trường hợp xấu nhất chỉ là chúng ta phải quay lại vị trí dành cho giới kinh tế. Không có gì to tát cả!
5. 5..
6. 6.Kiểm tra sức mạnh.

b. Kỹ thuật đàm phán thành công

- Nghe: Tránh rơi vào các trường hợp:

• §Thứ nhất: Không nắm được Ä‘á»™ng cÆ¡ của người bạn Ä‘ang thuyết phục.
• §Thứ hai: Chỉ chú ý những gì họ nói hÆ¡n là những lời của người đối diện, do đó không thể có được những thông tin cần thiết.
• §Thứ ba:  Thường để cảm xúc lấn át những gì cần nghe, cần thấy. Giọng Ä‘iệu và hành vi cá»­ chỉ cÅ©ng đóng má»™t vai trò quyết định. Những người nghe và biết quan sát tốt biết cách không để cảm xúc che mắt vì thế có thể đánh giá được cảm nghÄ© thá»±c sá»± của đối tác.

- Có hai kỹ năng nghe: Chăm chú và qua lại. Kỹ năng nghe chăm chú giúp bạn nắm được nội dung đúng của câu nói.

1. 1.Tạo động lực lắng nghe.
2. 2.Nếu phải nói hãy đặt câu hỏi.
3. 3.Cảnh giác với những cử chỉ phi ngôn ngữ.
4. 4.Để cho đối tác bắt đầu trước.
5. 5.Không ngắt lời khi đối tác đang nói.
6. 6.Tập trung tinh thần
7. 7.Viết tóm tắt những gì được nói ra trong cuộc đàm phán.
8. 8.Lắng nghe theo mục đích trong đầu.
9. 9.Nhìn vào mắt của người đối diện.

10. Phản đối lời nói chứ không phản đối người.

11. Không tức giận.

12. Có thể nghe và nói cùng lúc.

13. Kỹ năng nghe lại : “ làm rõ, xác minh, suy nghĩ”

Ví dụ:

 Sinh viên : Cô có muốn em hoàn thành  tiểu luận này vào thứ hai tuần tá»›i  phải không ạ?

Giáo viên: Có thể như vậy sẽ quá sức và quá gấp đối với em?

Sinh viên:  NhÆ°ng em có thể mượn và sá»­ dụng các liệu ở thÆ° viện !

Giáo viên: Cô không nghÄ© rằng  nó sẽ còn đủ cho số lượng sinh viên của lá»›p !

Sinh viên: Em không ngĩ rằng sẽ hoàn thành nó trong vòng 1 tuần?

Giáo viên: Em dường nhÆ° quá quan tâm đến lượng thời gian  để hoàn thành xong bài tiểu luận.

- Nói- hỏi:

Có hai loại câu hỏi: Câu hỏi giới hạn hay câu hỏi đóng, và câu hỏi mở rộng hay câu hỏi mở.

• Câu hỏi giá»›i hạn, hay câu hỏi đóng: Câu hỏi giá»›i hạn hay câu hỏi đóng thường dùng để biết được má»™t thông tin cụ thể nào đó, và câu trả lời chỉ Ä‘Æ¡n giản là "có" hoặc "không". NhÆ°ng mục đích giá»›i hạn câu trả lời chỉ là "có" hoặc "không" không phải là lý do duy nhất khi Ä‘Æ°a ra câu hỏi này mà chứa Ä‘á»±ng má»™t số mục đích hữu dụng khác.

ü  Thứ nhất, loại câu hỏi này được sá»­ dụng để hÆ°á»›ng cuá»™c nói chuyện vào thẳng mục đích hoặc đạt được thoả thuận rõ ràng. Ví dụ, "Nếu chúng tôi có thể đáp ứng được yêu cầu về giá và các Ä‘iều khoản của các bạn, vậy phía bên bạn có mua hàng của chúng tôi hôm nay không?" Hoặc " Anh có thể làm việc vào ngày thứ bảy hoặc chủ nhật không?" Hoặc " Anh sẽ gá»­i cho tôi bản báo giá được sá»­a lại vào thứ hai chứ?".

ü  Thứ hai là để phá tan sá»± ngại ngùng và thúc đẩy cuá»™c nói chuyện. Ví dụ, khi bạn đến cÆ¡ quan của ai đó, bạn có thể nói " Hôm nay là má»™t ngày đẹp trời, phải không?".

ü   Thứ ba: Câu hỏi đóng rất hữu ích khi bạn cố đạt được sá»± nhân nhượng từ phía đối tác. Ví dụ, bạn có thể hỏi "Nếu tôi đồng ý miá»…n phí há»— trợ kỹ thuật, bên anh có chịu trả đầy đủ giá $1400 cho má»™t chiếc máy tính không?".

ü  Mục đích của câu hỏi loại này không nhiều nhÆ°ng lại đạt được nhiều thông tin khi bắt đầu đàm phán, khẳng định quan Ä‘iểm hoặc để đối tác chịu nhân nhượng.

• Câu hỏi mở rá»™ng hay câu hỏi mở:

-         Câu hỏi mở thu được nhiều thông tin cần thiết hÆ¡n câu hỏi đóng. Câu hỏi này thường bắt đầu bằng từ để hỏi nhÆ°:  Ai, Cái gì, Ở đâu, Khi nào, NhÆ° thế nào và Tại sao. Những câu hỏi này chứa nhiều thông tin hÆ¡n bởi vì nó không dẫn đối tác vào má»™t hÆ°á»›ng nhất định. Chúng cÅ©ng hữu hiệu hÆ¡n trong việc nắm bắt được mục tiêu, nhu cầu mong muốn và Ä‘iều kiện của đối tác. Cuối cùng, nó hữu ích khi bạn muốn biết phong cách ứng xứ của đối tác. Chỉ trả lời là "có" hoặc "không" thì suy nghÄ© và quan Ä‘iểm của đối phÆ°Æ¡ng không bá»™c lá»™ rõ. Xu hÆ°á»›ng của câu hỏi mở là mở má»™t cánh cá»­a để bÆ°á»›c vào suy nghÄ© của người khác.

-          Má»™t số câu hỏi mở:

1. o
2. o"Anh có vẻ không hài lòng vá»›i đề nghị của tôi. Vậy vấn đề  quan tâm nhất ở đây là gì?"
3. o
4. oSản phẩm này phải kèm theo hình thức bảo hành nào?"
5. o"Khi người ta trả lại hàng, họ sẽ kèm theo những lời than phiền về vấn đề gì?".

- Mục đích hỏi:

• §Thu thập thông tin
• §Làm rõ và kiểm tra lại thông tin
• §Kiểm tra Ä‘á»™ hiểu và mức Ä‘á»™ quan tâm của đối tác
• §Xác định phong cách ứng xá»­
• §Tạo sá»± hoà nhập
• §Cung cấp thông tin
• §Khiến đối tác phải suy nghÄ©
• §HÆ°á»›ng sá»± tập trung vào chủ đề
• §Tiến đến thoả thuận
• §Tăng cÆ¡ há»™i ý kiến của bạn được chấp nhận
• §Giảm căng thẳng
• §Tạo sá»± cố gắng tích cá»±c hoặc sá»± hoà hợp

- Bí quyết để  Ä‘Æ°a ra các câu hỏi hợp lý:

• §Có mục đích và kế hoạch đặt câu hỏi.
• §Biết rõ đối phÆ°Æ¡ng.
• §Đặt câu hỏi từ khái quát đến cụ thể.
• §Chọn thời Ä‘iểm đúng lúc. Thiết lập câu hỏi đúng mục đích
• §Tổng hợp lại các câu trả lời.
• §Xin phép được hỏi:
• §Sau khi hỏi, hãy dừng lại và lắng nghe.
• §Ghi tóm tắt câu hỏi
• §Phát hiện và nhận biết trạng thái cảm xúc.
• §Nhắc lại ná»™i dung (dùng từ thay thế đẻ nhắc lại)
• §Dùng những cụm từ nghi vấn: "Nghe có vẻ nhÆ° là ..."; "Hình nhÆ° ..."; hoặc "Dường nhÆ°..."  khi Ä‘Æ°a ra lời phỏng Ä‘oán khéo léo.

Ví dụ: Tình huống:Bạn đang phỏng vấn xin làm việc ở bán thời gian ở một công ty . Bạn có hai yêu cầu là: Giờ làm việc phải linh động và hai ngày một tuần làm việc từ xa. Bạn có thể hỏi các câu hỏi dưới đây để đạt được mục tiêu của mình.

1. oNắm bắt thông tin:"Những kinh nghiệm mà công ty cần ở một người đại diện bán hàng là gì?" (Bạn không cần phải hỏi "Vị trí này có cần đến những kiến thức về luật không?" nếu bạn không có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực này.)
2. oLàm rõ và xác minh thông tin: Làm rõ: Khi nào thì tôi có thể bắt đầu?" Xác minh: "Đây có phải là công việc cả ngày không?"
3. oKiểm tra mức độ hiểu và quan tâm: "Điều gì là quan trọng đối với công ty - việc người bán hàng có mặt ở công ty 40 giờ một tuần, hay việc người đó làm tăng doanh thu bán hàng?"
4. oXác định phong cách hành vi: "Công ty có muốn tôi chào hàng thử không? Hay công ty có muốn biết tôi đã giúp công ty trước đây tăng bao nhiêu doanh thu không?"
5. oTạo sự hợp tác: "Bên công ty muốn tăng doanh thu trong lĩnh vực nào?"
6. oCung cấp thông tin: "Trước đây tôi làm việc cả ngày ở công sở và với công việc hiện tại của tôi, tôi điều khiển công việc từ nhà hai ngày một tuần."
7. oTạo cơ hội suy nghĩ cho người đối diện:"Theo ông thì điều gì là quan trọng nhất đối với một người bán hàng?"
8. oHướng sự tập trung vào chủ đề: "Ông có thể nói thêm về thời gian linh động được không? Những người bán hàng trong công ty có phải ở công sở từ 5 giờ sáng đến 5 giờ chiều không?"
9. oĐi đến thoả thuận: "Nếu tôi có thể giúp công ty tăng doanh thu, bên công ty có chấp nhận thời gian làm việc đó không?"
10. oĐể ý kiến của bạn được chấp nhận: (nếu bạn muốn giờ làm được bắt đầu sá»›m và bạn Ä‘ang sống ở HCM): "Ông có nghÄ© rẳng việc đầu tiên vào buổi sáng là gọi cho các khách hàng lá»›n ở TP.  HCM không?"
11. oGiảm căng thẳng: "Bất cứ khi nào tôi để cập đến giờ làm việc thì ông lại có vẻ không thoải mái. Ông có thể giải thích một chút không?"
12. oTạo cố gắng tích cực hoặc sự hoà hợp: "Chắc là công ty cũng không hài lòng khi chất lượng hàng hoá của mình tốt hơn các loại khác trên thị trường nhưng doanh thu lại không cao chứ?"