Thông thường để một văn bản hợp đồng được rõ ràng, dễ hiểu thì người ta chia các vấn đề ra thành các điều khoản hay các mục, theo số thứ tự từ nhỏ đến lớn. Trong phần này, tác giả đưa ra những lưu ý, kỹ năng khi soạn thảo một số vấn đề (điều khoản) quan trọng thường gặp trong hợp đồng thương mại.

a) Điều khoản định nghĩa:

Điều khoản định nghĩa được sử dụng với mục đích định nghĩa (giải thích) các từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần hoặc cần có cách hiểu thống nhất giữa các bên hoặc các ký hiệu viết tắt. Điều này thường không cần thiết với những hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ thông thường phục vụ các nhu cầu sinh hoạt hàng ngày. Nhưng nó rất quan trọng đối với hợp đồng thương mại quốc tế, hợp đồng chuyển giao công nghệ, hợp đồng tư vấn giám sát xây dựng; bởi trong các hợp đồng này có nhiều từ, cụm từ có thể hiểu nhiều cách hoặc từ, cụm từ chuyên môn chỉ những người có hiểu biết trong lĩnh vực đó mới hiểu. Ví dụ: “pháp luật”, “hạng mục công trình”, “quy chuẩn xây dựng”. Do vậy để việc thực hiện hợp đồng được dễ dàng, hạn chế phát sinh tranh chấp các bên phải làm rõ (định nghĩa) ngay từ khi ký kết hợp đồng chứ không phải đợi đến khi thực hiện rồi mới cùng nhau bàn bạc, thống nhất cách hiểu. Mặt khác khi có tranh chấp, kiện tụng xảy ra thì điều khỏan này giúp cho những người xét xử hiểu rõ những nội dung các bên đã thỏa thuận và ra phán quyết chính xác.

b) Điều khoản công việc:

Trong hợp đồng dịch vụ thì điều khoản công việc (dịch vụ) mà bên làm dịch vụ phải thực hiện là không thể thiếu. Những công việc này không những cần xác định một cách rõ ràng, mà còn phải xác định rõ: cách thức thực hiện, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm của người trực tiếp thực hiện công việc, kết quả sau khi thực hiện dịch vụ. Ví dụ: trong Hợp đồng tư vấn và quản lý dự án, không những cần xác định rõ công việc tư vấn, mà còn phải xác định rõ: cách thức tư vấn bằng văn bản, tư vấn theo quy chuẩn xây dựng của Việt Nam, người trực tiếp tư vấn phải có chứng chỉ tư vấn thiết kế xây dựng, số năm kinh nghiệm tối thiểu là 5 năm, đã từng tham gia tư vấn cho dự án có quy mô tương ứng. Có như vậy thì chất lượng của dịch vụ, kết quả của việc thực hiện dịch vụ mới đáp ứng được mong muốn của bên thuê dịch vụ. Nếu không làm được điều này bên thuê dịch vụ thường thua thiệt và tranh chấp xảy ra trong quá trình thực hiện hợp đồng là khó tránh khỏi.

c) Điều khoản tên hàng:

Tên hàng là nội dung không thể thiếu được trong tất cả các hợp đồng mua bán hàng hóa. Để thuận lợi cho việc thực hiện hợp đồng và hạn chế tranh chấp phát sinh, tên hàng cần được xác định một cách rõ ràng. Hàng hoá thường có tên chung và tên riêng. Ví dụ: hàng hoá – gạo (tên chung), gạo tẻ, gạo nếp (tên riêng). Nên khi xác định tên hàng phải là tên riêng, đặc biệt với các hàng hoá là sản phẩm máy móc thiết bị. Tuỳ từng loại hàng hoá mà các bên có thể lựa chọn một hoặc nhiều cách xác định tên hàng sau đây cho phù hợp: Tên + xuất xứ; tên + nhà sản xuất; tên + phụ lục hoặc Catalogue; tên thương mại; tên khoa học; tên kèm theo công dụng và đặc điểm; tên theo nhãn hàng hoá hoặc bao bì đóng gói.

Lưu ý: Không phải tất cả các loại hàng hoá đều được phép mua bán trong thương mại mà chỉ có những loại hàng hoá không bị cấm kinh doanh mới được phép mua bán. Ngoài ra đối với những hàng hoá hạn chế kinh doanh, hàng hoá kinh doanh có điều kiện, việc mua bán chỉ được thực hiện khi hàng hoá và các bên mua bán hàng hoá đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật. Vấn đề này hiện nay được quy định tại một số văn bản sau: Luật thương mại 2005 tại các điều: Điều 25, Điều 26, Điều 32, Điều 33; Nghị định số: 59/NĐ-CP ngày 12/06/2006 về hàng hoá, dịch vụ cấm kinh doanh, hạn chế kinh doanh và kinh doanh có điều kiện; Nghị định số:12/NĐ – CP ngày 23/01/2006 về mua bán, gia công, đại lý hàng hoá quốc tế và Thông tư số: 04/TT-BTM ngày 06/04/2006.

d) Điều khoản chất lượng hàng hoá:

Chất lượng hàng hoá kết hợp cùng với tên hàng sẽ giúp các bên xác định được hàng hoá một cách rõ ràng, chi tiết. Trên thực tế, nếu điều khoản này không rõ ràng thì rất khó thực hiện hợp đồng và rất dễ phát sinh tranh chấp. Dưới góc độ pháp lý “chất lượng sản phẩm, hàng hoá là: tổng thể những thuộc tính, những chỉ tiêu kỹ thuật, những đặc trưng của chúng, được xác định bằng các thông số có thể đo được, so sánh được phù hợp với các điều kiện hiện có, thể hiện khả năng đáp ứng nhu cầu của xã hội và của cá nhân trong những điều kiện sản xuất, tiêu dùng xác định, phù hợp với công dụng của sản phẩm hàng hoá” (Điều 3, Nghị Định số: 179/NĐ-CP ngày 21/10/2004 quy định quản lý Nhà nước về chất lượng sản phẩm, hàng hoá).

Nói chung chất lượng sản phẩm, hàng hoá được thể hiện thông qua các chỉ tiêu kỹ thuật và những đặc trưng của chúng. Muốn xác định được chất lượng hàng hoá thì tuỳ theo từng loại hàng hoá cụ thể để xác định, dựa vào các chỉ tiêu về cơ lý, các chỉ tiêu về hoá học hoặc các đặc tính khác của hàng hoá đó.

Nếu các bên thoả thuận chất lượng hàng hoá theo một tiêu chuẩn chung của một quốc gia hay quốc tế thì có thể chỉ dẫn tới tiêu chuẩn đó mà không cần phải diễn giải cụ thể. Ví dụ: các bên thoả thuận: “chất lượng da giầy theo tiêu chuẩn Việt Nam theo Quyết định số: 15/QĐ- BCN, ngày 26/05/2006 về việc ban hành tiêu chuẩn ngành Da – Giầy”. Văn bản này có thể đưa vào mục tài liệu kèm theo của hợp đồng.

e) Điều khoản số lượng (trọng lượng):

Điều khoản này thể hiện mặt lượng của hàng hoá trong hợp đồng, nội dung cần làm rõ là: đơn vị tính, tổng số lượng hoặc phương pháp xác định số lượng. Ví dụ: Trong hợp đồng mua bán đá xây dựng để xác định số lượng các bên có thể lựa chọn một trong các cách sau: theo trọng lượng tịnh (kilôgam, tạ, tấn), theo mét khối, theo toa xe, toa tàu, hay theo khoang thuyền.

Đối với hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế thì cần phải quy định cụ thể cách xác định số lượng và đơn vị đo lường bởi hệ thống đo lường của các nước là có sự khác biệt. Đối với những hàng hoá có số lượng lớn hoặc do đặc trưng của hàng hoá có thể tự thay đổi tăng, giảm số lượng theo thời tiết thì cũng cần quy định một độ dung sai (tỷ lệ sai lệch) trong tổng số lượng cho phù hợp.

f) Điều khoản giá cả:

Các bên khi thoả thuận về giá cả cần đề cập các nội dung sau: đơn giá, tổng giá trị và đồng tiền thanh toán. Về đơn giá có thể xác định giá cố định hoặc đưa ra cách xác định giá (giá di động). Giá cố định thường áp dụng với hợp đồng mua bán loại hàng hoá có tính ổn định cao về giá và thời hạn giao hàng ngắn. Giá di động thường được áp dụng với những hợp đồng mua bán loại hàng giá nhạy cảm (dễ biến động) và được thực hiện trong thời gian dài. Trong trường hợp này người ta thường quy định giá sẽ được điều chỉnh theo giá thị trường hoặc theo sự thay đổi của các yếu tố tác động đến giá sản phẩm.

Ví dụ: Trong hợp đồng mua bán sắt xây dựng (sắt cây phi 16), hai bên đã xác định giá là: 200.000 đồng/cây nhưng loại thép cây này được sản xuất từ nguyên liệu thép nhập khẩu và giá thép nhập khẩu bên bán không làm chủ được nên đã bảo lưu điều khoản này là: “Bên bán có quyền điều chỉnh giá tăng theo tỷ lệ % tăng tương ứng của giá thép nguyên liệu nhập khẩu.”

g) Điều khoản thanh toán:

Phương thức thanh toán là cách thức mà các bên thực hiện nghĩa vụ giao, nhận tiền khi mua bán hàng hoá. Căn cứ vào đặc điểm riêng của hợp đồng, mối quan hệ, các điều kiện khác mà các bên có thể lựa chọn một trong ba phương thức thanh toán sau đây cho phù hợp:

Phương thức thanh toán trực tiếp: khi thực hiện phương thức này các bên trực tiếp thanh toán với nhau, có thể dùng tiền mặt, séc hoặc hối phiếu. Các bên có thể trực tiếp giao nhận hoặc thông qua dịch vụ chuyển tiền của Bưu Điện hoặc Ngân hàng. Phương thức này thường được sử dụng khi các bên đã có quan hệ buôn bán lâu dài và tin tưởng lẫn nhau, với những hợp đồng có giá trị không lớn.

Phương thức nhờ thu và tín dụng chứng từ (L/C) là hai phương thức được áp dụng phổ biến đối với việc mua bán hàng hoá quốc tế, thực hiện phương thức này rất thuận tiện cho cả bên mua và bên bán trong việc thanh toán, đặc biệt là đảm bảo được cho bên mua lấy được tiền khi đã giao hàng. Về thủ tục cụ thể thì Ngân hàng sẽ có trách nhiệm giải thích và hướng dẫn các bên khi lựa chọn phương thức thanh toán này.

Lưu ý: Việc thanh toán trực tiếp trong các hợp đồng mua bán hàng hoá giữa các thương nhân Việt Nam với nhau hoặc với cá nhân, tổ chức khác trên lãnh thổ Việt Nam chỉ được sử dụng đồng tiền Việt Nam chứ không được sử dụng các đồng tiền của quốc gia khác, đồng tiền chung Châu Âu (ngoại tệ), theo Điều 4, Điều 22 – Pháp lệnh ngoại hối – 2005.

h) Điều khoản phạt vi phạm:

Phạt vi phạm là một loại chế tài do các bên tự lựa chọn, nó có ý nghĩa như một biện pháp trừng phạt, răn đe, phòng ngừa vi phạm hợp đồng, nhằm nâng cao ý thức tôn trọng hợp đồng của các bên. Khi thoả thuận các bên cần dựa trên mối quan hệ, độ tin tưởng lẫn nhau mà quy định hoặc không quy định về vấn đề phạt vi phạm. Thông thường, với những bạn hàng có mối quan hệ thân thiết, tin cậy lẫn nhau, uy tín của các bên đã được khẳng định trong một thời gian dài thì họ không quy định (thoả thuận) điều khoản này. Còn trong các trường hợp khác thì nên có thoả thuận về phạt vi phạm.

Mức phạt thì do các bên thoả thuận, có thể ấn định một số tiền phạt cụ thể hoặc đưa ra cách thức tính tiền phạt linh động theo % giá trị phần hợp đồng vi phạm. Theo Bộ luật dân sự (Điều 422): “Phạt vi phạm là sự thoả thuận giữa các bên trong hợp đồng, theo đó bên vi phạm có nghĩa vụ phải nộp một khoản tiền cho bên bị vi phạm; mức phạt vi phạm do các bên thoả thuận”. Nhưng theo Luật thương mại (Điều 301) thì quyền thoả thuận về mức phạt vi phạm của các bên bị hạn chế, cụ thể: “Mức phạt đối với vi phạm nghĩa vụ hợp đồng hoặc tổng mức phạt đối với nhiều vi phạm do các bên thoả thuận trong hợp đồng nhưng không quá 8% giá trị phần nghĩa vụ hợp đồng bị vi phạm”. Do vậy, các bên khi thoả thuận về mức phạt phải căn cứ vào quy định của Luật thương mại để lựa chọn mức phạt trong phạm vi từ 8% trở xuống, nếu các bên thoả thuận mức phạt lớn hơn (ví dụ 12%) thì phần vượt quá (4%) được coi là vi phạm điều cấm của pháp luật và bị vô hiệu.

Các trường hợp vi phạm bị áp dụng chế tài phạt các bên cũng có thể thoả thuận theo hướng cứ vi phạm các thoả thuận trong hợp đồng là bị phạt hoặc chỉ một số vi phạm cụ thể mới bị phạt. Ví dụ: thoả thuận là: “Nếu bên bán vi phạm về chất lượng hàng hoá thì sẽ bị phạt 6% giá trị phần hàng hoá không đúng chất lượng. Nếu hết thời hạn thanh toán mà bên mua vẫn không trả tiền thì sẽ bị phạt 5% của số tiền chậm trả”.

j) Điều khoản bất khả kháng:

Bất khả kháng là sự kiện pháp lý nảy sinh ngoài ý muốn chủ quan của các bên, ảnh hưởng trực tiếp đến việc thực hiện hợp đồng đã ký. Đó là các sự kiện thiên nhiên hay chính trị xã hội như: bão, lũ lụt, hạn hán, động đất, núi lửa, chiến tranh, bạo động, đình công, khủng hoảng kinh tế. Đây là các trường hợp thường gặp làm cho một hoặc cả hai bên không thể thực hiện được hoặc thực hiện không đúng các nghĩa vụ của mình. Khi một bên vi phạm hợp đồng do gặp sự kiện bất khả kháng thì pháp luật không buộc phải chịu trách nhiệm về tài sản (không bị phạt vi phạm, không phải bồi thường thiệt hại).

Trên thực tế, nếu không thoả thuận rõ về bất khả kháng thì rất dễ bị bên vi phạm lợi dụng bất khả kháng để thoái thác trách nhiệm dẫn đến thiệt hại cho bên bị vi phạm. Trong điều khoản này các bên cần phải định nghĩa về bất khả kháng và quy định nghĩa vụ của bên gặp sự kiện bất khả kháng. Ví dụ: Điều khoản bất khả kháng:

- Định nghĩa “Sự kiện bất khả kháng là sự kiện xảy ra một cách khách quan không thể lường trước được và không thể khắc phục được mặc dù đã áp dụng mọi biện pháp cần thiết và khả năng cho phép;

- Bên gặp sự kiện bất khả kháng phải thông báo ngay cho bên kia biết và phải cung cấp chứng cứ chứng minh sự kiện bất khả kháng đó là nguyên nhân trực tiếp dẫn tới việc vi phạm hợp đồng”.

k) Điều khoản giải quyết tranh chấp:

Đối với việc lựa chọn giải quyết tại Trọng tài hay tại Toà án thì thoả thuận phải phù hợp với quy định của pháp luật, cụ thể:

Trường hợp thứ nhất: Hợp đồng mua bán hàng hoá giữa các thương nhân với các tổ chức, cá nhân khác không phải là thương nhân khi có tranh chấp thì do Toà án có thẩm quyền giải quyết. Các bên không thể lựa chọn Trọng tài để giải quyết theo Điều 1, Điều 7, Điều 10 Pháp lệnh Trọng tài ngày 25/02/2003 và Điều 2 Nghị Định số: 25/NĐ-CP ngày 15/01/2004.

Trường hợp thứ hai: Hợp đồng mua bán hàng hoá giữa thương nhân với thương nhân khi có tranh chấp thì các bên có quyền lựa chọn hình thức giải quyết tại Trọng tài hoặc tại Toà án; nếu có sự tham gia của thương nhân nước ngoài thì các bên còn có thể lựa chọn một tổ chức Trọng tài của Việt Nam hoặc lựa chọn một tổ chức Trọng tài của nước ngoài để giải quyết.

Khi các bên lựa chọn hình thức giải quyết tranh chấp tại Trọng tài thì thoả thuận phải nêu đích danh một tổ chức Trọng tài cụ thể, ví dụ: “Mọi tranh chấp phát sinh từ hoặc liên quan đến hợp đồng này sẽ được giải quyết tại Trung tâm trọng tài quốc tế bên cạnh Phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam”. Nếu chỉ thoả thuận chung chung là: “trong quá trình thực hiện hợp đồng nếu có tranh chấp sẽ được giải quyết tại Trọng tài” thỏa thuận này vô hiệu.

Riêng đối với hợp đồng mua bán hàng hoá giữa thương nhân Việt Nam với thương nhân nước ngoài thì các bên còn phải quan tâm đến việc lựa chọn luật áp dụng khi giải quyết tranh chấp là: luật của bên mua, luật của bên bán hay luật quốc tế (các công ước quốc tế – ví dụ: Công ước Viên năm 1980 về mua bán hàng hoá). Đây là vấn đề hết sức quan trọng, để tránh những thua thiệt do thiếu hiểu biết pháp luật của nước ngoài hay pháp luật quốc tế thì thương nhân Việt Nam nên chọn luật Việt Nam để áp dụng cho hợp đồng thương mại.

Tóm lại: Ná»™i dung của hợp đồng hoàn toàn do các bên thoả thuận và quyết định cho phù hợp vá»›i những Ä‘iều kiện hoàn cảnh, loại hàng hoá, dịch vụ cụ thể; tuy nhiên, những thoả thuận đó phải không vi phạm các Ä‘iều cấm của pháp luật. Hợp đồng bằng văn bản là má»™t hình thức ký kết hợp đồng quan trọng, thậm chí bắt buá»™c trong hoạt Ä‘á»™ng thÆ°Æ¡ng mại nhÆ°: hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế, hợp đồng mua bán nhà. So vá»›i hình thức bằng lời nói “lời nói gió bay” thì hình thức văn bản “giấy trắng má»±c Ä‘en” góp phần hạn chế việc các bên “trở mặt” trong quá trình thá»±c hiện hợp đồng. NhÆ°ng ngược lại nếu không chú trọng việc soạn thảo hợp đồng thì lại “bút sa gà chết” hoặc tá»± “mua dây buá»™c mình”. Để có má»™t văn bản hợp đồng rõ ràng, chặt chẽ, dá»… đọc, dá»… hiểu, dá»… thá»±c hiện, đảm bảo được quyền lợi cho các bên, hạn chế tranh chấp và giảm thiểu rủ ro trong thÆ°Æ¡ng mại. Đòi hỏi các bên phải thận trọng, hiểu biết pháp luật và có kỹ năng, kinh nghiệm thá»±c tế trong việc soạn thảo, đàm phán ký kết hợp đồng thÆ°Æ¡ng mại.

Hầu hết các công ty ở các nÆ°á»›c phát triển luôn đề cao quy trình soạn thảo và ký kết hợp đồng, hợp đồng thÆ°Æ¡ng mại của họ rất chi tiết, chặt chẽ và dá»± liệu cả những tình huống hiếm khi xảy ra. Ví dụ: ông Bill Gate, trong má»™t lần phỏng vấn các ứng viên thi tuyển vào Tập Ä‘oàn Microsoft đã đặt câu hỏi: “Theo các bạn đâu là yếu tố duy trì sá»± ổn định và thành công của các hoạt Ä‘á»™ng kinh doanh ngày nay ?

” Một ứng viên tiêu biểu đã trả lời: “Đó chính là tính chặt chẽ của hợp đồng”. Nhiều người khi đó đã nghi ngờ tính nghiêm túc trong câu trả lời của ứng viên này, nhưng Bill Gate không nghĩ vậy. Ông đã cho ứng viên này điểm tối đa và nhận anh ta vào làm việc.

Trong khi đa số các Công ty của Việt Nam hiện nay chưa quan tâm nhiều đến vấn đề này, vẫn sử dụng những mẫu hợp đồng khuôn sáo, đơn điệu – “năm câu ba điều”, khó hiểu và thậm chí lạc hậu so với pháp luật hiện hành. Hậu quả là khi thực hiện hợp đồng rất khó khăn, dễ xảy ra tranh chấp và thường bị thua khi kiện tụng. Tình trạng này do nhiều nguyên nhân: văn hóa kinh doanh trọng tín hơn trọng lý, quy mô kinh doanh còn nhỏ, chưa có bài học đau xót trong giao thương quốc tế nên chưa sợ…đặc biệt là còn thiếu hiểu biết pháp luật và kỹ năng soạn thảo hợp đồng thương mại. Đó cũng chính là lý do tác giả viết bài này.