Ba vấn đề cần cảnh báo trong việc công chứng hợp đồng ủy quyền

Giao dịch ủy quyền là một chế định “rất mở và thoáng” được quy định trong Bộ luật Dân sự năm 2005. Bất cứ người dân nào cũng có quyền tham gia giao dịch này nhưng nội dung và mục đích của hợp đồng ủy quyền không được vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội, đối tượng giao dịch ủy quyền phải có thật hay nói một cách cụ thể hơn là muốn công chứng một hợp đồng ủy quyền phải chứng minh 02 yếu tố cơ bản sau:

- Nhân thân người ủy quyền, người được ủy quyền;

- Đối tượng ủy quyền: nếu là tài sản phải có giấy tờ hợp pháp chứng minh; tài sản là tài sản riêng hay tài sản chung.

Để hiểu rõ hơn về giao dịch ủy quyền, tác giả xin trình bày một số cơ sở pháp lý có liên quan đến giao dịch ủy quyền:

I. Một số quy định pháp luật về hợp đồng uỷ quyền, giấy uỷ quyền

1. Hợp đồng uỷ quyền là sự thỏa thuận giữa các bên theo đó bên được uỷ quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên uỷ quyền (Điều 585 Bộ Luật Dân sự).

2. Hợp đồng uỷ quyền chấm dứt trong những trường hợp sau:

    - Hợp đồng uá»· quyền hết hạn.

    - Công việc được uá»· quyền đã hoàn thành.

    - Bên uá»· quyền, bên được uá»· quyền đình chỉ thá»±c hiện hợp đồng theo quy dịnh tại Ä‘iều 420 và Ä‘iều 593 của Bá»™ Luật Dân sá»±.

    - Bên uá»· quyền hoặc bên được uá»· quyền chết, mất năng lá»±c hành vi dân sá»±, bị hạn chế  năng lá»±c hành vi dân sá»± (Theo Ä‘iều 594 Bá»™ Luật Dân sá»±).

3. Việc uỷ quyền có thù lao, có nghĩa vụ bồi thường của bên được uỷ quyền hoặc để chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng bất động sản phải được lập thành hợp đồng. Các trường hợp khác thì không cần phải lập thành hợp đồng uỷ quyền mà có thể lập thành giấy uỷ quyền và chỉ cần người uỷ quyền ký vào giấy uỷ quyền (Điều 48 của Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực)

II. Thủ tục công chứng

1. Hồ sơ yêu cầu công chứng

Phiếu yêu cầu công chứng (theo mẫu);

Bản thảo Hợp đồng/Giấy uỷ quyền do các bên tự soạn thảo hoặc có thể yêu cầu Văn phòng – Phòng Công chứng soạn thảo

1.1. Các giấy tờ bên uỷ quyền phải cung cấp:

- Chứng minh nhân dân, chứng minh thư quân đội – công an, hộ chiếu, hộ khẩu hoặc giấy tờ hợp pháp khác về nhân thân, nơi ở của người vợ, người chồng hoặc của người được uỷ quyền đại diện nếu uỷ quyền (bản chính và bản sao);

- Trường hợp hai vợ chồng bên uỷ quyền không cùng hộ khẩu thì phải cung cấp hộ khẩu của người vợ và hộ khẩu của người chồng và Giấy đăng ký kết hôn;

- Nếu là pháp nhân thì phải cung cấp các giấy tờ sau:

     + Quyết định thành lập hoặc thừa nhận pháp nhân của cÆ¡ quan có thẩm quyền hoặc giấy tờ hợp pháp khác (bản chính và bản sao);

     + Quyết định bổ nhiệm hoặc công nhận người đứng đầu pháp nhân (đại diện theo pháp luật của pháp nhân) hoặc giấy uá»· quyền đại diện của pháp nhân nếu uá»· quyền (bản chính và bản sao);

     + Chứng minh nhân dân, Há»™ chiếu (nếu là người nÆ°á»›c ngoài hoặc người Việt Nam định cÆ° ở nÆ°á»›c ngoài) hoặc giấy tờ hợp lệ của người đại diện pháp nhân (bản chính và bản sao);

     + Biên bản họp há»™i đồng thành viên của pháp nhân liên quan đến việc thá»±c hiện hợp đồng giao dịch;

- Trong trường hợp đã uỷ quyền cho người khác thực hiện hợp đồng thì phải cung cấp Hợp đồng uỷ quyền đã được công chứng (bản chính và bản sao);

1.1.1. Đối với trường hợp uỷ quyền liên quan đến bất động sản thì cần có:

- Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà, quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất (bản chính và bản sao)

- Nếu đối tượng của Hợp đồng uỷ quyền là nhà ở, đất ở, tài sản gắn liền là tài sản riêng của vợ (chồng) thì phải có giấy tờ chứng minh tài sản riêng, ví dụ: hợp đồng tặng cho riêng, văn bản khai nhận, phân chia di sản thừa kế chứng minh được thừa kế riêng, bản án của Toà án, văn bản thoả thuận tài sản riêng trong thời kỳ hôn nhân của vợ chồng… (bản chính và bản sao)

- Trường hợp bên uỷ quyền hiện đang độc thân thì phải có một trong các giấy tờ sau:

+ Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của Uỷ ban nhân dân xã phường xác nhận chưa đăng ký kết hôn lần nào (bản chính và bản sao);

+ Bản án và giấy xác nhận tình trạng hôn nhân xác nhận sau khi ly hôn cho đến thời điểm ký hợp đồng chưa đăng ký kết hôn với ai (bản chính và bản sao);

+ Giấy chứng tử của vợ (chồng) và giấy xác nhận tình trạng hôn nhân xác nhận từ thời điểm vợ (chồng) chết cho đến thời điểm ký hợp đồng chưa đăng ký kết hôn với ai (bản chính và bản sao);

1.1.2 Đối với các trường hợp uỷ quyền khác: người yêu cầu công chứng phải cung cấp các giấy tờ theo quy định của pháp luật để chứng minh người uỷ quyền được phép uỷ quyền cho người khác. Ví dụ: uỷ quyền kinh doanh thì phải có Giấy đăng ký kinh doanh, uỷ quyền tham gia tố tụng tại Toà án thì phải có Giấy triệu tập ….

1.2. Các giấy tờ bên nhận ủy quyền phải cung cấp

- Chứng minh nhân dân, chứng minh thư quân đội – công an, hộ chiếu, hộ khẩu hoặc giấy tờ hợp pháp khác về nhân thân, nơi ở của bên được ủy quyền (bản chính và bản sao);

- Nếu là pháp nhân thì phải cung cấp các giấy tờ sau:

     + Quyết định thành lập hoặc thừa nhận pháp nhân của cÆ¡ quan có thẩm quyền hoặc giấy tờ hợp pháp khác (bản chính và bản sao);

     + Quyết định bổ nhiệm hoặc công nhận người đứng đầu pháp nhân (đại diện theo pháp luật của pháp nhân) hoặc giấy uá»· quyền đại diện của pháp nhân nếu uá»· quyền (bản chính và bản sao);

     + Chứng minh nhân dân, Há»™ chiếu (nếu là người nÆ°á»›c ngoài hoặc người Việt Nam định cÆ° ở nÆ°á»›c ngoài) hoặc giấy tờ hợp lệ của người đại diện pháp nhân (bản chính và bản sao);

     + Biên bản họp há»™i đồng thành viên của pháp nhân liên quan đến việc thá»±c hiện hợp đồng giao dịch;

2. Thủ tục công chứng hợp đồng/ giấy ủy quyền: được thực hiện theo thủ tục chung về công chứng hợp đồng, giao dịch.

III. Ba vấn đề cần cảnh báo trong quá trình thực hiện công chứng hợp đồng/giấy uỷ quyền

1. Trường hợp thực hiện công chứng hợp đồng uỷ quyền nối (trước đó người uỷ quyền đã nhận uỷ quyền từ người khác bằng một hợp đồng uỷ quyền) cho người thứ ba thì trong hợp đồng uỷ quyền lần đầu không quy định “người nhận uỷ quyền được uỷ quyền lại cho bên thứ ba”. Tuy nhiên trong thực tế, có tổ chức hành nghề công chứng vẫn thực hiện hợp đồng uỷ quyền nối từ người nhận uỷ quyền đầu tiên sang người nhận uỷ quyền tiếp theo (người thứ ba) nhưng lại có tổ chức hành nghề công chứng từ chối công chứng.

                Theo tác giả thì tại Điều 583 của Bá»™ Luật dân sá»± năm 2005 đã quy định về  uá»· quyền lại nhÆ° sau:

“Bên được uỷ quyền chỉ được uỷ quyền lại cho người thứ ba, nếu được bên uỷ quyền đồng ý hoặc pháp luật có quy định.

Hình thức hợp đồng uỷ quyền lại cũng phải phù hợp với hình thức hợp đồng uỷ quyền ban đầu.

Việc uỷ quyền lại không được vượt quá phạm vi uỷ quyền ban đầu.”

Theo đó, nếu trong hợp đồng uỷ quyền lần đầu không quy định “người nhận uỷ quyền được uỷ quyền lại cho bên thứ ba” thì người được ủy quyền không được ủy quyền lại cho bên thứ ba. Nếu người được ủy quyền muốn ủy quyền lại cho người thứ ba thì phải thỏa mãn 1 trong 2 điều kiện sau:

+ Ký hợp đồng sửa đổi, bổ sung hợp đồng ủy quyền lần đầu để bổ sung thêm nội dung “người nhận uỷ quyền được uỷ quyền lại cho bên thứ ba” vào Hợp đồng ủy quyền.

+ Nội dung ủy quyền có quy định của pháp luật là được ủy quyền lại cho người thứ ba.

2. Trong thực tế, người dân cần tiền, đi vay nóng một số cá nhân (thực chất là “tín dụng đen”) nên bị người cho vay ra điều kiện bên vay tiền phải ký hợp đồng ủy quyền cho bên cho vay có quyền sử dụng, chiếm hữu, định đoạt đối với nhà, đất của bên vay khi bên vay tiền không trả nợ theo hợp đồng. Trong trường hợp này, công chứng viên không có quyền từ chối vì người có tài sản có toàn quyền yêu cầu ký loại hợp đồng ủy quyền này. Nếu công chứng viên từ chối sẽ bị người yêu cầu công chứng khiếu nại theo Điều 63 của Luật Công chứng. Nhưng trong thực tế, khi xảy ra tranh chấp (bên được ủy quyền đã bán mất tài sản được ủy quyền…) thì bên ủy quyền thường khai báo với cơ quan có thẩm quyền là không biết nội dung và hậu quả pháp lý của việc ủy quyền, không được công chứng viên giải thích. Do đó:

Giải pháp:

+ Trong phần lời chứng, công chứng viên ghi bổ sung vào: “Công chứng viên đã giải thích rõ nội dung, hậu quả pháp lý của nội dung ủy quyền nêu trên, người ủy quyền đã nghe và hiểu rõ, cam kết tự chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật khi xảy ra tranh chấp và hoàn toàn tự nguyện ký vào Hợp đồng này.”.

+ Trên phần chữ ký của người ủy quyền phải để người ủy quyền tự viết vào (nếu không biết chữ thì công chứng viên phải cho đánh máy sẵn và đọc cho người ủy quyền nghe trước khi ký). Nội dung người ủy quyền phải viết như sau: “Tôi đã nghe rõ và hiểu rõ nội dung Công chứng viên giải thích về nội dung ủy quyền, hậu quả pháp lý của việc ủy quyền nêu trên, tôi cam kết chịu hoàn toàn tự trách nhiệm trước pháp luật khi xảy ra tranh chấp và hoàn toàn tự nguyện ký vào Hợp đồng này.”.

3. Theo quy định tại Thông tư 74/2011/TT-BTC ngày 1/6/2011 của Bộ Tài chính về hướng dẫn giao dịch chứng khoán có hiệu lực từ ngày 01/8/2011 là quy định việc ủy quyền giao dịch chứng khoán giữa các nhà đầu tư với nhau phải bằng văn bản có xác nhận việc ủy quyền của chính quyền địa phương hoặc công chứng theo quy định. Đồng thời phải nêu rõ phạm vi ủy quyền. Thời gian qua, đã có xảy ra không ít những vụ tranh cãi, kiện tụng giữa nhà đầu tư với môi giới Công ty chứng khoán về các việc như mất chứng khoán, hao hụt tiền trong tài khoản của nhà đầu tư, vợ kiện chồng lấy tiền của gia đình đi chơi chứng khoán và ngược lại chồng kiện vợ... Nay có quy định này, những tranh cãi, kiện tụng sẽ không còn. Trong trường hợp có tranh chấp về vấn đề này thì các bên đã có đủ cơ sở pháp lý để giải quyết tranh chấp theo quy định của pháp luật. Chính vì vậy, việc ủy quyền giao dịch cần phải thực hiện như sau:

3.1. Các giấy tờ bên uỷ quyền phải cung cấp

- Chứng minh nhân dân, chứng minh thư quân đội – công an, hộ chiếu, hộ khẩu hoặc giấy tờ hợp pháp khác về nhân thân, nơi ở của người vợ, người chồng hoặc của người được uỷ quyền đại diện (bản chính và bản sao);

- Trường hợp hai vợ chồng bên uỷ quyền không cùng hộ khẩu thì phải cung cấp hộ khẩu của người vợ và hộ khẩu của người chồng và Giấy đăng ký kết hôn;

- Trong trường hợp đã uỷ quyền cho người khác thực hiện hợp đồng thì phải cung cấp Hợp đồng uỷ quyền đã được công chứng (bản chính và bản sao);

3.1.1. Đối với trường hợp uỷ quyền khi mới mở tài khoản giao dịch và chưa có số dư tài khoản:

- Tờ khai xin mở tài khoản giao dịch (vì trong tờ khai đã có đủ thông tin chứng minh tài khoản mới mở và chưa có số dư, ủy quyền cho ai giao dịch tài khoản);

- Hợp đồng ủy quyền giao dịch;

3.1.2. Đối với trường hợp uỷ quyền khi khi đã có tài khoản giao dịch và đã có số dư tài khoản:

- Bản sao kê tài khoản giao dịch;

- Nếu đối tượng của Hợp đồng uỷ quyền là tiền, chứng khoán đã có trong tài khoản là tài sản riêng của vợ (chồng) thì phải có giấy tờ chứng minh tài sản riêng, ví dụ: Giấy cam kết của vợ (chồng) về số tiền, chứng khoán có trong tài khoản là tài sản riêng của người ủy quyền (có chữ ký của cả hai vợ chồng và có chứng thực chữ ký), hợp đồng tặng cho riêng, văn bản khai nhận, phân chia di sản thừa kế chứng minh được thừa kế riêng, bản án của toà án, văn bản thoả thuận tài sản riêng trong thời kỳ hôn nhân của vợ chồng… (bản chính và bản sao)

- Trường hợp bên uỷ quyền hiện đang độc thân thì phải có một trong các giấy tờ sau:

+ Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của Uỷ ban nhân dân xã phường xác nhận chưa đăng ký kết hôn lần nào (bản chính và bản sao);

+ Bản án và giấy xác nhận tình trạng hôn nhân xác nhận sau khi ly hôn cho đến thời điểm ký hợp đồng chưa đăng ký kết hôn với ai (bản chính và bản sao);

+ Giấy chứng tử của vợ (chồng) và giấy xác nhận tình trạng hôn nhân xác nhận từ thời điểm vợ (chồng) chết cho đến thời điểm ký hợp đồng chưa đăng ký kết hôn với ai (bản chính và bản sao);

3.2. Các giấy tờ bên nhận ủy quyền phải cung cấp

- Chứng minh nhân dân, chứng minh thư quân đội – công an, hộ chiếu, hộ khẩu hoặc giấy tờ hợp pháp khác về nhân thân, nơi ở của bên được ủy quyền (bản chính và bản sao);

Trên đây là má»™t số vấn đề về nghiệp vụ công chứng hợp đồng ủy quyền hiện Ä‘ang có nhiều vÆ°á»›ng mắc ở các địa phÆ°Æ¡ng, tác giả xin Ä‘Æ°a ra má»™t số ná»™i dung, giải pháp để các bạn đọc cùng nghiên cứu, tham khảo. Chúng tôi rất mong tiếp nhận được sá»± đóng góp ý kiến xây dá»±ng nghiệp vụ cho Ngành, chia xẻ thông tin, kiến thức hoặc hỏi đáp, thắc mắc về nghiệp vụ thanh tra chuyên ngành, giải quyết khiếu nại, tố cáo trong lÄ©nh vá»±c công chứng theo địa chỉ của tác giả: Hoàng Quốc Hùng - Phó Chánh Thanh tra Bá»™ TÆ° pháp, Tel:  0913001513 & Email: Địa chỉ email này đã được bảo vệ từ spam bots, bạn cần kích hoạt Javascript để xem nó. .